5 einfache Jira Automations für Dein Projektmanagement

Automationen sind eine einfache Möglichkeit, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und für eine konsistente Datenpflege zu sorgen. In diesem Blogpost stellen wir Ihnen fünf einfache Jira Automationen vor, die Ihnen das Projektmanagement erleichtern.

Warum sind Jira Automationen nützlich?

Ein gut strukturiertes Jira-System erleichtert das Projektmanagement erheblich. Doch manuelle Dateneingaben und -pflege können schnell zu Fehlern oder fehlenden Informationen führen. Automationen helfen, Standardprozesse zu automatisieren, damit sich Teams auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können. Die folgenden fünf Automationen sind schnell eingerichtet und bieten sofort einen Mehrwert.

1. Den aktuellen Benutzer für neu erstellte Vorgänge zuweisen

Hintergrund

Oft werden Tickets in Jira erstellt, ohne dass sofort ein Verantwortlicher hinterlegt wird. Dadurch bleiben Aufgaben unklar verteilt.

Nutzen

Mit dieser Automation wird der Ersteller des Vorgangs automatisch als Verantwortlicher gesetzt. So gibt es von Anfang an eine klare Zuständigkeit.

Umsetzung

• Trigger: Vorgang wird erstellt

• Bedingung: Keine (optional kann z.B. ein bestimmter Issue-Typ gefiltert werden)

• Aktion: Setze „Zugewiesen an“ auf „Aktuellen Benutzer“

2. Setze das Startdatum, wenn leer

Hintergrund

Viele Teams nutzen das Startdatum für ihre Planung. Wird dieses nicht gepflegt, fehlt eine wichtige Information.

Nutzen

Diese Regel stellt sicher, dass ein Startdatum automatisch gesetzt wird, wenn keines vorhanden ist.

Umsetzung

• Trigger: Vorgang wird erstellt oder aktualisiert

• Bedingung: Startdatum ist leer

• Aktion: Setze Startdatum auf „Heute“

  
  

3. Setze das Fälligkeitsdatum, wenn leer

Hintergrund

Ein fehlendes Fälligkeitsdatum erschwert die Priorisierung und Planung von Aufgaben.

Nutzen

Wenn kein Fälligkeitsdatum gesetzt ist, wird es standardmäßig auf „Heute +5 Tage“ gesetzt. Falls ein Startdatum vorhanden ist, wird das Fälligkeitsdatum auf Startdatum +5 Tage gesetzt.

Umsetzung

• Trigger: Vorgang wird erstellt oder aktualisiert

• Bedingung: Fälligkeitsdatum ist leer

• Aktion: Setze Fälligkeitsdatum auf „Heute +5 Tage“ (wenn Startdatum vorhanden, dann Startdatum +5 Tage)

4. Summiere die verbleibende Zeit aller einem EPIC zugewiesenen Issues auf das EPIC

Hintergrund

Epics bündeln zusammengehörige Aufgaben. Ohne eine aggregierte Restaufwandsschätzung ist eine realistische Ressourcenplanung schwierig.

Nutzen

Diese Automation summiert die verbleibenden Stunden aller zu einem Epic gehörenden Issues und trägt sie im Epic ein.

Umsetzung

• Trigger: Ein Vorgang, der zu einem Epic gehört, wird erstellt oder aktualisiert

• Aktion: Berechne die Summe aller „Remaining Estimate“-Werte der untergeordneten Tickets und aktualisiere das Epic

5. Berechne Remaining Estimate, wenn das Feld leer sein sollte

Hintergrund

Ein nicht gepflegtes „Remaining Estimate“ führt zu falschen Kapazitätsplanungen.

Nutzen

Wenn das Feld leer ist, wird eine Standardzeit (z. B. 1 Tag oder basierend auf dem ursprünglichen Estimate) gesetzt.

Umsetzung

• Trigger: Vorgang wird erstellt oder aktualisiert

• Bedingung: Remaining Estimate ist leer

• Aktion: Setze Remaining Estimate auf „Original Estimate“ oder auf eine Standardzeit (z. B. 8 Stunden)

Fazit: Einfache Automationen, große Wirkung

Diese fünf Automationen sind kein Hexenwerk, aber sie helfen dabei, das Arbeiten in Jira strukturierter und effizienter zu gestalten. Sie reduzieren manuelle Arbeit, sorgen für eine konsistente Datenpflege und erleichtern die Planung. Wer Jira optimal nutzen möchte, sollte Automationen gezielt einsetzen – oft sind es gerade diese kleinen Automatismen, die das Arbeiten in Jira angenehmer machen.

Möchten Sie mehr über Jira Automatisierungen erfahren oder individuelle Lösungen für Ihr Team umsetzen? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!