Jira Service Management (JSM) kann für euer Business, IT- oder Serviceteam eine echte Bereicherung sein – wenn die Einführung richtig angegangen wird. Doch genau da liegt die Krux: Viele Unternehmen unterschätzen die Herausforderungen und stolpern in vermeidbare Fallen. Damit euch das nicht passiert, werfen wir einen Blick auf die fünf häufigsten Stolpersteine – und wie ihr sie umgehen könnt.
1. "Wir kennen unsere Prozesse doch!"
Eine der größten Fehlannahmen bei der Einführung von JSM ist, dass die bestehenden Abläufe einfach in das Tool übertragen werden können. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass Prozesse entweder nicht wirklich dokumentiert sind, ineffizient laufen oder im Tagesgeschäft von der Theorie abweichen.
Lösung: Bevor ihr JSM einrichtet, nehmt euch Zeit für eine Prozessanalyse. Was sind die aktuellen Abläufe? Wo gibt es Medienbrüche? Welche Workflows könnten verschlankt oder automatisiert werden? Nutzt Workshops mit den betroffenen Teams, um praxisnahe Prozesse zu definieren, die dann in JSM umgesetzt werden können.
2. Fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
Ein neues System bringt immer Veränderungen mit sich – und damit oft Widerstand. Besonders Service-Teams, die sich an bestehende Tools gewöhnt haben, können skeptisch auf JSM reagieren. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ein Tool "von oben" diktiert wird, ist die Akzeptanz entsprechend gering.
Lösung: Frühzeitige Kommunikation ist entscheidend. Nehmt die Mitarbeitenden mit auf die Reise, erklärt die Vorteile und holt Feedback ein. Am besten werden Key-User aus verschiedenen Abteilungen eingebunden, die als Multiplikatoren fungieren und anderen den Nutzen vermitteln.
3. Unterschätzter Aufwand für die Konfiguration und Anpassung
JSM ist flexibel und leistungsstark, aber eben kein Plug-and-Play-Tool. Wer erwartet, dass Jira Service Management "out of the box" alle Anforderungen erfüllt, wird schnell frustriert sein. Die Konfiguration von Workflows, Automatisierungen und Benutzerrechten erfordert Zeit und Know-how.
Lösung: Plant ausreichend Ressourcen für die Einführung ein. Das bedeutet: Fachliche und technische Verantwortliche benennen, die sich intensiv mit JSM auseinandersetzen. Schulungen und externe Beratung können den Prozess erheblich beschleunigen und helfen, typische Fehler zu vermeiden.
4. Kein klares Berechtigungskonzept
Jira ist bekannt für seine granularen Berechtigungseinstellungen. Das ist einerseits ein Vorteil, andererseits eine riesige Fehlerquelle. Ohne klares Konzept kann es passieren, dass zu viele (oder zu wenige) Berechtigungen vergeben werden, was Chaos oder Sicherheitsrisiken nach sich zieht.
Lösung: Setzt euch vorab mit eurem Berechtigungsmodell auseinander. Wer darf was sehen und bearbeiten? Gibt es sensible Daten, die geschützt werden müssen? Eine durchdachte Rollen- und Rechtevergabe sorgt für einen reibungslosen Betrieb und spart langfristig viel Nacharbeit.
5. Fehlende Integration in die bestehende IT-Landschaft
Jira Service Management entfaltet seine Stärke besonders dann, wenn es nahtlos mit anderen Systemen wie Confluence, Active Directory oder Monitoring-Tools interagiert. Doch oft wird diese Integration erst nachträglich bedacht, was zu umständlichen Workarounds und doppelten Dateneingaben führt.
Lösung: Betrachtet JSM als Teil eures gesamten Anwendungs-Ökosystems. Welche Systeme müssen angebunden werden? Gibt es Standard-Schnittstellen oder sind individuelle Integrationen notwendig? Eine frühzeitige Planung sorgt dafür, dass die Einführung von JSM nicht isoliert, sondern als strategischer Bestandteil der IT-Architektur erfolgt.
Fazit: Vorbereitung ist alles
Die Einführung von Jira Service Management ist ein Projekt mit einem echten Mehrwert und einem schnellen ROI – wenn es mit Bedacht umgesetzt wird. Nehmt euch Zeit für die Planung, bezieht die Mitarbeitenden ein und achtet auf saubere Prozesse sowie durchdachte Konfigurationen. So wird JSM nicht zur Stolperfalle, sondern zur Erfolgsstory für euer Unternehmen!
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