Jira Automation ist ein leistungsstarkes Tool, um alltägliche Aufgaben zu automatisieren, Workflows effizienter zu gestalten und Teammitglieder von manuellen Routineaufgaben zu entlasten. In diesem Blogbeitrag betrachten wir die Hauptkomponenten der Automatisierung, wie Trigger, Bedingungen, Aktionen und Smart Values, und zeigen praxisorientierte Anwendungsfälle, die die Vorteile der Automatisierung für Ihr Jira-System voll zur Geltung bringen.
Grundlagen von Jira Automation
Bevor wir in spezifische Anwendungsfälle eintauchen, werfen wir einen Blick auf die Grundbausteine der Automatisierungsregeln in Jira:
Trigger: Ereignisse, die die Automatisierungsregel starten, z. B. „Bei Erstellung eines Tickets“ oder „Wenn ein Feld aktualisiert wird“.
Bedingungen: Filter, die sicherstellen, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Ein Beispiel wäre, nur auf Tickets mit „Hoher Priorität“ zu reagieren.
Aktionen: Tätigkeiten, die Jira als Reaktion auf Trigger ausführt, z. B. das Zuweisen eines Tickets oder das Senden einer Benachrichtigung.
Smart Values: Platzhalter, die auf dynamische Ticketdaten zugreifen und verwendet werden, um maßgeschneiderte Antworten oder Benachrichtigungen zu erstellen.
Anwendungsfall 1: Automatische Eskalation von dringenden Anfragen
Ziel: Kritische Tickets, die nach einer gewissen Zeit unbeantwortet bleiben, automatisch eskalieren, um sicherzustellen, dass SLA-Vorgaben eingehalten werden.
Umsetzung:
Trigger: Zeitgesteuerter Trigger, der Tickets alle 30 Minuten überprüft.
Bedingung: Filtert Tickets mit hoher Priorität und „ungeklärt“ als Status.
Aktion: Das Ticket wird einem speziellen Eskalationsteam zugewiesen, und eine E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet.
Smart Values für Eskalationen:
Verwenden Sie {{issue.priority.name}}, um den Prioritätswert in Benachrichtigungen darzustellen.
Mit {{issue.assignee.displayName}} kann der aktuelle Bearbeiter in die Benachrichtigung integriert werden, um Verantwortlichkeiten zu verdeutlichen.
Diese Automatisierung spart wertvolle Zeit und stellt sicher, dass dringende Anfragen keine unerwünschten Verzögerungen erfahren.
Anwendungsfall 2: Automatische Ticket-Kategorisierung anhand von Keywords
Ziel: Anfragen automatisch in Kategorien einteilen, basierend auf Schlüsselwörtern im Text, um die Bearbeitung durch spezialisierte Teams zu erleichtern.
Umsetzung:
Trigger: Bei Erstellen eines Tickets.
Bedingung: Verwenden Sie die Bedingung „Wenn Beschreibung enthält“, um nach spezifischen Schlüsselwörtern wie „Passwort zurücksetzen“ oder „Zugriffsproblem“ zu suchen.
Aktion: Setzen des Feldes „Kategorie“ auf passende Werte wie „Zugang“ oder „Technischer Support“.
Smart Values für die Beschreibung:
Mit {{issue.description}} kann die Beschreibung des Tickets analysiert werden. Falls Schlüsselwörter wie „Passwort“ oder „Login“ enthalten sind, kann die Regel darauf reagieren und automatisch die richtige Kategorie festlegen.
Diese Regel führt zu einer präziseren Kategorisierung und entlastet das Support-Team von manueller Klassifizierung.
Anwendungsfall 3: Proaktive Erinnerung bei SLA-Verfall
Ziel: Benutzer automatisch benachrichtigen, wenn die Lösung eines Tickets kurz vor dem SLA-Verfall steht, um SLA-Überschreitungen zu vermeiden.
Umsetzung:
Trigger: Zeitgesteuerter SLA-Trigger, der ein Ticket 2 Stunden vor SLA-Verfall überprüft.
Bedingung: Prüft, ob das Ticket sich im Status „In Bearbeitung“ befindet.
Aktion: Sendet eine E-Mail an den Bearbeiter und dessen Manager, um auf die Dringlichkeit hinzuweisen.
Smart Values für SLA und Zeitangaben:
Verwenden Sie {{issue.sla.remainingTime.friendly}}, um die verbleibende SLA-Zeit in eine leicht verständliche Nachricht zu integrieren.
Mit {{issue.assignee.emailAddress}} wird die Benachrichtigung direkt an die zuständige Person gesendet.
Diese Automation sorgt dafür, dass SLA-Verstöße frühzeitig erkannt und bearbeitet werden, was die Einhaltung der Servicevereinbarungen erleichtert.
Anwendungsfall 4: Automatische Benachrichtigung bei Ticket-Übergabe
Ziel: Teams benachrichtigen, wenn ein Ticket an eine andere Abteilung oder einen anderen Bearbeiter übergeben wird, um eine reibungslose Übergabe sicherzustellen.
Umsetzung:
Trigger: Bei Änderung des Bearbeiters oder des Team-Felds.
Aktion: Sendet eine Benachrichtigung an das neue Teammitglied und fügt eine Kommentarvorlage in das Ticket ein, die den Grund der Übergabe erläutert.
Smart Values für Übergabebenachrichtigungen:
{{issue.assignee.displayName}} fügt den Namen des neuen Bearbeiters in die Benachrichtigung ein.
{{initiator.displayName}} verweist auf die Person, die die Übergabe vorgenommen hat, und kann in Kommentaren oder E-Mails verwendet werden.
Diese Regel erleichtert die Kommunikation im Team und stellt sicher, dass der neue Bearbeiter alle relevanten Informationen erhält, um das Ticket effizient weiterzuverarbeiten.
Anwendungsfall 5: Automatische Zusammenfassung und Berichtserstellung
Ziel: Erstellen einer wöchentlichen Zusammenfassung aller in der Woche abgeschlossenen Tickets, um Teamleitern einen schnellen Überblick zu bieten.
Umsetzung:
Trigger: Zeitgesteuerter Trigger, der die Regel jeden Freitag auslöst.
Lookup-Vorgänge-Aktion: Sammeln Sie alle abgeschlossenen Tickets dieser Woche mithilfe einer JQL-Abfrage: status = Done AND resolved >= startOfWeek()
E-Mail-Aktion: Senden Sie eine einzige E-Mail mit den zusammengefassten Vorgängen, z. B.:
Wöchentlicher Bericht über bearbeitete Vorgänge:
{{#lookupIssues}}
{{key}} {{summary}} - Bearbeiter: {{assignee.displayName}} - Status: {{status.name}} - SLA: {{issue.sla.remainingTime.friendly}}
{{/}}
Diese Automatisierung sorgt dafür, dass eine E-Mail gesendet wird, die alle relevanten Vorgänge zusammengefasst enthält.
Fazit
Jira Automation ist ein mächtiges Werkzeug, das Teams dabei unterstützt, Routineaufgaben zu automatisieren und Effizienzsteigerungen zu erzielen. Durch die Kombination aus Triggern, Bedingungen und Aktionen sowie den Einsatz von Smart Values lassen sich selbst komplexe Workflows ohne Programmierkenntnisse realisieren. Von der Eskalation dringender Tickets bis zur Erstellung wöchentlicher Berichte bietet die Automation zahlreiche Möglichkeiten, Jira an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Ob einfache Benachrichtigungen oder detaillierte Prozesse – mit Jira Automation kann jedes Team zeitsparend und produktiv arbeiten, während es gleichzeitig die Konsistenz und Qualität seiner Serviceprozesse verbessert.
Comments