Warum Jira für dein Unternehmen?
Jira ist eines der leistungsfähigsten Tools für agiles Projektmanagement und kann branchen- und bereichsunabhängig in jedem Unternehmenskontext genutzt werden, in dem strukturierte Aufgaben- und Projektverwaltung erforderlich ist. Unternehmen nutzen Jira, um Aufgaben effizient zu verwalten, Workflows zu optimieren und Projekte erfolgreich zu steuern. Doch welches Jira-Ausbaustufe ist das richtige für dein Unternehmen? In diesem Leitfaden erfährst du, welche Konfiguration am besten zu deinen Anforderungen passt.
Fünf Ausbaustufen des Projektmanagements im Überblick
1. Task Management – Die einfache To-Do-Liste für kleine Teams
Geeignet für: Einzelpersonen, kleine Teams, Freelancer
Funktionen: Kanban-Boards, einfache Aufgabenverwaltung, Status-Tracking
Vorteile: Schnelle Implementierung, geringe Einarbeitung, ideal für tägliche Aufgabenverwaltung
Beispielanwendung:
Ein Marketing-Team organisiert Social-Media-Postings nach Veröffentlichungsdatum.
Ein Architektenteam verfolgt Genehmigungsanfragen für Bauprojekte.
2. Einfaches Projektmanagement – Grundlegende Steuerung für agile Teams
Geeignet für: Kleine bis mittlere Teams, Scrum-Teams
Funktionen: Backlog-Management, Sprint-Planung, Standard-Workflows
Vorteile: Bessere Strukturierung von Projekten, agile Steuerung mit Scrum oder Kanban
Beispielanwendung:
Ein Vertriebsteam verwaltet potenzielle Kunden (Leads) und verfolgt deren Status bis zum Abschluss.
Ein Eventteam plant eine Konferenz und verwaltet die verschiedenen organisatorischen Aufgaben.
3. Projektmanagement mit Epics & Confluence-Integration
Geeignet für: Mittelständische Unternehmen, wachsende agile Teams
Funktionen: Epics & Stories, automatische Vererbung von Attributen, Confluence-Integration
Vorteile: Einheitliche Dokumentation, transparente Nachverfolgung, bessere Skalierbarkeit
Beispielanwendung:
Ein Maschinenbauunternehmen nutzt Epics, um große Produktionsprojekte zu unterteilen.
Eine NGO verwaltet langfristige Förderprojekte und integriert Confluence zur Protokollierung.
4. Erweitertes Projektmanagement mit Kapazitäts- und Finanzplanung
Geeignet für: Unternehmen mit mehreren Teams & komplexen Projekten
Funktionen: Hierarchische Struktur (Projekt > Phase > Epic > Task), Kapazitätsplanung mit Tempo, Budgetverwaltung
Vorteile: Genaue Planung von Ressourcen, Budgetkontrolle, Automatisierungen in der Planung und Task-Verwaltung
Beispielanwendung:
Eine Filmproduktionsfirma plant ihre Drehpläne mit Zeitkontingenten für verschiedene Gewerke.
Ein Architekturbüro verwaltet mehrere Bauprojekte und erfasst den Aufwand für unterschiedliche Phasen.
5. Multi-Projekt-Management mit Jira Advanced Roadmaps
Geeignet für: Großunternehmen, Unternehmen mit vielen parallelen Projekten
Funktionen: Jira Plans (Advanced Roadmaps), Gantt-Charts, Automatische Aggregation von Fortschritten
Vorteile: Gesamtübersicht über mehrere Projekte, optimale Ressourcenplanung
Beispielanwendung:
Eine internationale Unternehmensberatung verwaltet Projektportfolios für mehrere Kunden.
Eine Modekette koordiniert saisonale Kollektionen und Marketingkampagnen in mehreren Ländern.
Vergleich der Ausbaustufen
Funktion | Task Management | Einfaches PM | PM mit Epics & Confluence | Erweitertes PM | Multi-Projekt-Management |
Aufgabenverwaltung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Backlog | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Epics & Stories | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
Automatisierung | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
Kapazitätsplanung | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
Finanzplanung | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
Multi-Projekt-Planung | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
Best Practices: Konfiguration von Jira für dein Projektmanagement
1. Grundstruktur mit EPICs als zentrale Steuerungseinheit
Die oberste Hierarchieebene bilden EPICs, die Workstreams, Themen oder Projektphasen abbilden.
Jedes EPIC verfügt über einen eigenen Jira-Workflow, der Aufgaben von der Erfassung bis zur Fertigstellung durchläuft.
Eine Backlog-Funktion sorgt dafür, dass neue Aufgaben zunächst gesammelt und priorisiert werden können.
2. Aufgabenerfassung und automatische Zuweisung
Aufgaben können entweder direkt innerhalb eines EPICs oder zunächst unabhängig über das Board erstellt werden.
Solange eine Aufgabe keinem EPIC zugeordnet ist, verbleibt sie im Status „Backlog“.
Sobald eine Aufgabe einem EPIC zugewiesen wird, erfolgt eine automatische Statusänderung, wodurch die Aufgabe aktiv ins Projekt aufgenommen wird.
3. Übersichtliche Verwaltung mit der Listenansicht
Die Listenansicht in Jira bietet eine zentrale Übersicht über alle Aufgaben eines Projekts und deren aktuellen Status.
Wichtige Attribute wie Kategorie, Priorität und Zuständigkeit sollten konsequent gesetzt werden.
Die Kategorie einer Aufgabe wird automatisch vom zugewiesenen EPIC übernommen, um eine einheitliche Klassifizierung sicherzustellen.
4. Visuelle Hervorhebung und effiziente Nutzung der Listenansicht
Aufgabenzeilen können basierend auf Priorität und Fälligkeitsdatum farblich hervorgehoben werden, um kritische Vorgänge sofort sichtbar zu machen.
Durch die Kombination mit Filter- und Gruppierungsoptionen lässt sich die Listenansicht flexibel anpassen und individuell nutzen.
5. Integration mit Confluence für eine nahtlose Dokumentation
Jira lässt sich nahtlos mit Confluence verbinden, um eine umfassende Projektdokumentation zu ermöglichen.
Direkt aus einer Confluence-Seite heraus lassen sich neue Jira-Issues erstellen und automatisch dem entsprechenden EPIC zuweisen.
Besprechungsnotizen, Projektübersichten und strategische Dokumente sind so unmittelbar mit dem operativen Projektmanagement verknüpft.
6. Automatisierungen für eine effizientere Steuerung
Automatisierungsregeln können eingerichtet werden, um beispielsweise Aufgabenstatus automatisch zu aktualisieren, wenn sich übergeordnete Vorgänge ändern.
Einfache Regeln wie „Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird, überprüfe, ob das EPIC ebenfalls abgeschlossen ist“ können Prozesse erheblich optimieren.
Unsere Tipps
Nutze EPICs als zentrale Steuerungseinheit für Workstreams oder Projektphasen.
Halte den Backlog sauber und verwende Workflows zur automatischen Statusänderung.
Nutze die Listenansicht gezielt zur Projektsteuerung und nutze Filter für eine optimale Darstellung.
Setze Automatisierungen ein, um Prozesse effizienter und nachvollziehbarer zu machen.
Integriere Confluence, um Dokumentation und Projektsteuerung zu verbinden.
Fazit: Welche Konfiguration passt zu deinem Unternehmen?
Die Wahl der richtigen Jira-Ausbaustufe hängt stark von den spezifischen Anforderungen und der Größe deines Unternehmens ab. Während kleine Teams und Einzelpersonen mit einer einfachen Aufgabenverwaltung bestens auskommen, profitieren mittelständische Unternehmen von einer strukturierten Projektsteuerung mit Epics und Confluence-Integration. Größere Organisationen, die komplexe Projekte koordinieren müssen, benötigen zusätzliche Funktionen wie Kapazitätsplanung und Budgetverwaltung.
Es gibt keine allgemeingültige „beste“ Stufe – wichtig ist, dass die gewählte Jira-Konfiguration die Arbeitsweise deines Unternehmens optimal unterstützt. Durch eine schrittweise Erweiterung kannst du sicherstellen, dass du nicht unnötig komplexe Strukturen aufbaust, sondern nur die Funktionen nutzt, die wirklich Mehrwert bringen.
Comments