WICHTIG: Neue Jira Cloud Benachrichtigungen und Einstellungen

Atlassian hat in der Jira Cloud neue Möglichkeiten zur Verwaltung von Benachrichtigungen eingeführt. Diese Änderungen betreffen sowohl die persönlichen Benachrichtigungseinstellungen als auch die Art und Weise, wie Nutzer über bestimmte Ereignisse informiert werden. In diesem Beitrag werfen wir einen detaillierten Blick auf die Neuerungen, deren Auswirkungen sowie mögliche Herausforderungen, die sich insbesondere für regulierte Unternehmen ergeben können.

Was ist neu?

1. Due Date/Overdue Alerts (Fälligkeits- und Überfälligkeitswarnungen)

Jira bietet jetzt eine eigene, interne Benachrichtigungsfunktion für fällige und überfällige Vorgänge.

Diese Einstellung kann unter Persönliche Einstellungen -> Allgemein -> Überfällige Warnmeldungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Bisher wurde diese Funktion häufig durch Jira Automation-Regeln realisiert. Nun erhalten Benutzer automatisch entsprechende Benachrichtigungen per E-Mail und In-App-Notifications.

E-Mail-Benachrichtigung:

Betreff: "Einige Vorgänge bedürfen Ihrer Aufmerksamkeit"
Inhalt: "Sie haben 1 heute fälligen Vorgang. Achtung: Einige Vorgänge bedürfen Ihrer sofortigen Aufmerksamkeit, damit die Fristen eingehalten werden."

In-App-Benachrichtigung:

"Sie haben 1 heute fälligen Vorgang"
Button: Vorgang anzeigen (leitet direkt zum Vorgangsnavigator)

Wichtige Hinweise:

Es gibt aktuell keine globale Administrationsoption, um diese Benachrichtigungen für eine gesamte Jira Cloud-Instanz zu deaktivieren.
Nutzer erhalten diese Benachrichtigungen automatisch, wenn sie fällige oder überfällige Vorgänge haben.
Atlassian hat hierzu bereits ein entsprechendes Suggestion-Ticket erstellt (JRACLOUD-91990).
Ein Workaround besteht darin, sich direkt an den Atlassian Support zu wenden, um diese Funktion für die gesamte Instanz deaktivieren zu lassen.

2. Persönliche Benachrichtigungen zu Projekten und Vorgängen

Eine der größten Änderungen betrifft die Steuerung von Projekt- und Vorgangsbenachrichtigungen auf individueller Ebene. Nutzer können unter Persönliche Einstellungen -> Benachrichtigungseinstellungen -> Projekte und Vorgänge nun detailliert festlegen, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten.

Wichtige Aspekte dieser Funktion:

Benutzer können Benachrichtigungen individuell anpassen und wählen, ob sie In-Produkt- oder E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.
Diese individuellen Einstellungen überschreiben die globalen Projektbenachrichtigungseinstellungen (Notification Scheme).
Wird beispielsweise in den persönlichen Einstellungen die Option "Ihnen wurde ein Vorgang zugewiesen" deaktiviert, erhält der Nutzer keine entsprechenden Benachrichtigungen mehr – selbst wenn das Projekt eine solche Benachrichtigung standardmäßig vorsieht.

3. Relevanzbasierte Benachrichtigungen

Jira sendet Benachrichtigungen nicht für jeden Vorgang innerhalb eines Projekts, sondern nur für sogenannte "relevante" Vorgänge. Ein Vorgang gilt als relevant, wenn:

der Nutzer ihn beobachtet,
der Nutzer als Reporter eingetragen ist oder
der Nutzer als Bearbeiter (Assignee) hinterlegt ist.

Diese Neuerung soll verhindern, dass Benutzer mit Benachrichtigungen für irrelevante Vorgänge überflutet werden.

4. Projektindividuelle Anpassung der Benachrichtigungen

Zusätzlich zu den Standardeinstellungen können Benutzer für bis zu 50 Projekte spezifische Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Dies ermöglicht eine differenzierte Steuerung darüber, für welche Projekte welche Benachrichtigungen erwünscht sind.

5. E-Mail-Präferenzen

Jira bietet nun umfassendere Optionen zur Verwaltung von E-Mail-Benachrichtigungen. Dazu gehören:

Aktivieren/Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Vorgangstätigkeiten insgesamt.
Option, E-Mails für eigene Aktionen zu erhalten (z. B. wenn ein Nutzer einen Kommentar zu einem Vorgang hinzufügt).

Auswirkungen auf Unternehmen

Diese neuen Funktionen bieten deutliche Vorteile für nicht regulierte und dezentral arbeitende Teams, da sie jedem Nutzer mehr Kontrolle über seine Benachrichtigungen geben. Allerdings gibt es auch Herausforderungen:

Verlust zentraler Steuerungsmöglichkeiten: Unternehmen, die einheitliche Benachrichtigungsrichtlinien durchsetzen möchten, stehen vor dem Problem, dass Nutzer individuelle Einstellungen vornehmen können, die diese Richtlinien aushebeln.
Erhöhte Support-Anfragen: Administratoren könnten mit mehr Rückfragen konfrontiert werden, wenn Nutzer ungewollt Benachrichtigungen deaktivieren und dadurch kritische Updates verpassen.
Möglicher Informationsverlust: In stark regulierten Umgebungen kann es problematisch sein, wenn Nutzer wichtige Benachrichtigungen eigenständig deaktivieren können, wodurch relevante Vorgänge untergehen.

Fazit

Die neuen Benachrichtigungseinstellungen in Jira Cloud bieten mehr Flexibilität und eine granularere Steuerung für Nutzer. Während dies in vielen Szenarien ein echter Vorteil ist, sollten Unternehmen mit zentralen Administrationsanforderungen prüfen, wie sie mit diesen Änderungen umgehen. Insbesondere sollte überlegt werden, ob eine interne Richtlinie oder eine zentrale Kommunikation erforderlich ist, um sicherzustellen, dass geschäftskritische Benachrichtigungen nicht versehentlich unterdrückt werden.

Falls Sie Fragen zu den neuen Funktionen haben oder Unterstützung bei der Konfiguration benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!